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Diário RJ - Parte I (Poder Executivo)

Art. 4o - Quando o documento destinado a compor processo administrativo eletronico exigir formatacao incompativel com o editor de
textos, no momento de sua captura para o SEI deve ser utilizado o
formato PDF.
 1o - O limite do tamanho individual de arquivos para captura para o
SEI de documentos externos sera de 20 mb.
 2o - Os documentos arquivisticos digitais de audio e video devem
ser gravados em formato de compressao que garanta o menor tamanho de arquivo possivel, mantendo-se sua inteligibilidade, de forma a
cada arquivo nao ultrapassar o limite estabelecido.
 3 - Documentos arquivisticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite estabelecido no  1o devem ser mantidos em midia digital, a qual devera ser identificada com o Numero de documento SEI relativo ao Termo de Guarda de Midia inserido no processo
correspondente.
 4o - A midia a que refere o  3o sera encaminhada para a area
responsavel pelo processo correspondente para analise e posterior
envio para o Arquivo Geral ou Descentralizado, conforme o caso.
 5o - O Termo de Guarda de Midia devera expressar, de forma clara
e objetiva, a localizacao fisica e o setor responsavel pela guarda da
midia.
CAPITULO III
DO RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E SUA DIGITALIZACAO

- que o  2 do art. 1o do Decreto no 46.212, de 05 de janeiro de 2018
estabelece que cabe a Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento atuar como orgao central para gestao e normatizacao complementar das atividades administrativas que impactam a tramitacao eletronica de documentos e processos administrativos no ambito do Poder Executivo de Estado do Rio de Janeiro; e

Art. 5o - As unidades fisicas de protocolo dos orgaos e entidades setoriais ou qualquer outra que vier a receber documentos que devam
integrar processos administrativos eletronicos, deverao proceder da
seguinte maneira:

- que o art. 2o do Decreto no 46.212, de 05 de janeiro de 2018 diz
que as regras estabelecidas no Manual de Gestao de Protocolo, aprovado pelo Decreto no 44.414, de 27 de setembro de 2013 e suas alteracoes, serao aplicadas aos processos autuados e tramitados pelo
SEI-RJ no que couber, devendo ser observadas as excecoes que venham a ser objeto de regulacao especifica publicada pela SEFAZ;

a) A recepcao de documento em formato eletronico esta condicionada
a aprovacao das midias pelos softwares de antivirus utilizados pelo
orgao ou entidade setorial e a verificacao de integridade do arquivo
entregue, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovacao da entrega;

RESOLVE:
CAPITULO I
DAS DEFINICOES DOS TERMOS ADOTADOS PELO SEI-RJ
Art. 1o - A operacionalizacao do Sistema Eletronico de Informacoes
(SEI-RJ) nos orgaos e entidades do Poder Executivo estadual seguira
as seguintes definicoes:

I - em caso de documentos em formato eletronico:

b) O documento apresentado em formato eletronico sera copiado no
ato, devolvendo-se ao interessado o dispositivo fisico utilizado, se for
o caso.
c) o documento em formato eletronico devera ser remetido ao setor
destinatario no orgao ou entidade atraves do SEI-RJ.
II - Em caso de documentos fisicos, a administracao podera, conforme
definido em ato de cada orgao ou entidade:

I - Unidade: designacao dada a cada uma das divisoes ou subdivisoes da estrutura organizacional dos orgaos ou entidades do Estado
do Rio de Janeiro.

a) proceder a digitalizacao imediata do documento apresentado e devolve-lo imediatamente ao interessado;

II - Acesso externo: recurso do SEI-RJ que permite oferecer ao usuario externo do sistema o acesso a integra de processo, por periodo
determinado, podendo ou nao assinar documentos que componham o
processo administrativo eletronico.

b) determinar que a protocolizacao de documento original seja acompanhada de copia simples, hipotese em que o protocolo atestara a
conferencia da copia com o original, devolvera o documento original
imediatamente ao interessado e descartara a copia simples apos a
sua digitalizacao;

III - Processo Principal: processo que, pela natureza de sua materia,
podera exigir a anexacao de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisao.
IV - Anexacao de processos: uniao definitiva de um ou mais processos a outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a
um mesmo interessado ou que tratem do mesmo assunto, equivalente
a juntada de processos administrativos.
V - Sobrestamento de Processo: interrupcao formal do andamento de
processo, equivalente ao acautelamento de processos administrativos.
VI - Relacionamento de processos: funcionalidade utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligacao entre si, como informacoes complementares, objetos ou interessados em comum e que, por
isso, precise de tratamento uniforme, funcionalidade equivalente a
apensacao de processos administrativos.
VII - Autenticacao: declaracao de autenticidade de um documento arquivistico, resultante do acrescimo, diretamente no documento, de elemento de verificacao ou da afirmacao por parte de pessoa investida
de autoridade para tal.
VIII - Documento arquivistico digital: e o documento arquivistico armazenado sob a forma eletronica e codificado em digitos binarios, podendo ser:
a) Nato digital: produzido originariamente em meio eletronico;

d) riscos financeiros/orcamentarios: eventos que podem comprometer
a capacidade do setor de contar com os recursos orcamentarios e financeiros necessarios a realizacao de suas atividades, ou eventos
que possam comprometer a propria execucao orcamentaria;

b) Digitalizado: obtido a partir da conversao de um documento em suporte fisico nao digital, gerando uma fiel representacao em codigo digital.

Art. 7o - Fica criado, no ambito da SEFAZ, o Comite Permanente de
Governanca e Gerenciamento de Riscos.

IX - Documento externo: documento arquivistico nao produzido diretamente no sistema.

 1o - O Comite sera composto pelo Secretario de Estado de Fazenda
e Planejamento e pelos Subsecretarios, e sera apoiado pela Assessoria Especial da SEFAZ e pelo Auditor Interno da SEFAZ.

X - Captura para o SEI-RJ: inclusao de documento arquivistico digital
no SEI-RJ obtido diretamente de um scanner ou outra ferramenta apta
a capturar em formato compativel o conteudo de um documento.

c) receber o documento para posterior digitalizacao, considerando que
os documentos recebidos que sejam originais ou copias autenticadas
em cartorio devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente,
ou ser mantidos sob guarda do orgao ou da entidade, nos termos da
sua tabela de temporalidade, considerando que o documento deve ser
digitalizado em formato Portable Document Format (PDF), com utilizacao de processamento de Reconhecimento Optico de Caracteres
(OCR), sempre que possivel, de forma a garantir que seu conteudo
seja pesquisavel;
 1o - A digitalizacao de documentos devera ser colorida e com resolucao minima de 300 dpi (dots per inch ou pontos por polegada).
 2o - O servidor responsavel devera informar se foi apresentado documento original, copia autenticada em cartorio, copia autenticada administrativamente, ou copia simples, ficando registrada em campo de
cadastro especifico no SEI-RJ denominado Tipo de Conferencia.
 3o - O documento digitalizado devera ter o respectivo Numero SEIRJ anotado em seu corpo antes de ser encaminhado para guarda.
 4o - O tamanho maximo de um unico arquivo eletronico e de 20
MB.
Art. 6o - Caso haja necessidade de apresentacao de documentos fisico cujo arquivo resultante da digitalizacao supere os 20 MB, o arquivo devera seguir o procedimento estabelecido no art. 11 desta Resolucao.
Art. 7o - No ato da juntada do documento, o servidor responsavel deve observar se o documento contem informacao pessoal e registrar no
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